§ 1 INFORMACJA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH:

Stosownie do przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane RODO) niniejszym informujemy, że Grodziska Spółdzielnia Mieszkaniowa z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim (05-825), ul. Sienkiewicza 45, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000152578, NIP  5290007176, Regon: 000491920 (dalej jako „Spółdzielnia” lub „GSM”) w zakresie prowadzonej działalności jest Administratorem w odniesieniu do następujących danych:

1. Członków spółdzielni:

• którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali,

• którym przysługują spółdzielcze lokatorskie prawa do lokali,

• będących właścicielami lokali,

• którzy zawarli umowy o wybudowanie lokalu,

2. Członków współtowarzyszących;

3. Osób niebędących członkami spółdzielni;

• którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali,

• którym przysługują spółdzielcze lokatorskie prawa do lokali,

• będących właścicielami lokali,

• którzy zawarli umowy o wybudowanie lokalu,

4. Współwłaścicieli lokali;

5. Wykluczonych członków Spółdzielni;

6. Właścicieli i najemców lokali użytkowych;

7. Dzierżawców terenów;

8. Właścicieli i najemców garaży;

9. Osób związanych ze Spółdzielnią umową na miejsca stałego parkowania na terenie administracji Spółdzielni;

10. Osób korzystających z placówek kulturalnych współpracujących ze Spółdzielnią lub administracjami funkcjonującymi w ramach struktury organizacyjnej Spółdzielni,

11. Członków organów statutowych Spółdzielni;

12. Pracowników oraz kandydatów do pracy w Grodziskiej Spółdzielni Mieszkaniowej;

13. Osób związanych z Grodziską Spółdzielnią Mieszkaniową umowami (w tym tych,
    które zawarły z GSM umowę na dostawę Internetu);

14. Osób, których wizerunek został utrwalony przez monitoring wizyjny obejmujący budynek siedziby Grodziskiej Spółdzielni Mieszkaniowej przy ul. Sienkiewicza 45
    w Grodzisku Mazowieckim oraz znajdujący się w windach budynków będących
    w zasobach Spółdzielni.

§ 2 CEL PRZETWARZANIA DANYCH , RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH, OKRES PRZETWARZANIA DANYCH,PRZEWIDYWANE KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH

1. CZŁONKÓW GRODZISKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ I PODMIOTÓW WYMIENIONYCH W § 1 pkt. 1-11

Spółdzielnia przetwarza następujące dane swoich członków oraz podmiotów wymienionych w § 1 pkt. 1-11 niniejszej informacji:

• pobrane na podstawie przepisów prawa, w tym statutu Spółdzielni i wydawanych na jego podstawie uchwał, w tym regulaminów i innych norm;

• otrzymane przy zawarciu umowy lub w trakcie jej realizacji;

• pobrane na podstawie zgody.

Dane uzyskane w któryś z powyższych sposobów, Spółka przetwarza w następujących celach:

• wypełnienia obowiązków nałożonych przepisami prawa (w szczególności ustawy Prawo spółdzielcze, Prawo o spółdzielniach mieszkaniowych oraz Statutu Spółdzielni i wydawanych na jego podstawie uchwał, w tym regulaminów i innych norm);

• realizacji zadań, o których mowa w § 5 – § 10 Statutu Spółdzielni;

• wykonywania uprawnień Spółdzielni, w szczególności w zakresie dochodzenia roszczeń;

• zawierania i wykonywania umów;

• zapewnienia bezpieczeństwa osobom, których dane są przetwarzane przez Spółdzielnię;

• zapewnienia bezpieczeństwa mienia Spółdzielni oraz mienia znajdującego się pod zarządem Spółdzielni;

• wykazania przestrzegania przepisów prawa przez Spółdzielnię.

Informujemy, iż dane członków Spółdzielni oraz podmiotów wymienionych w § 1 pkt. 1-11 niniejszej informacji przechowywane są tak długo, jak będzie to konieczne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, a także wynikających z zawartych umów.
W prawnie uzasadnionym interesie Spółdzielni, dane są przechowywane w celu zabezpieczenia Spółdzielni na wypadek ewentualnych roszczeń oraz wykazania przestrzegania przepisów prawa, przez okres przedawnienia. Spółdzielnia przechowuje także dane dla celów historycznych. Cyklicznie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata, Spółdzielnia weryfikować będzie przydatność określonych kategorii danych, które przetwarza. Wszelkie zbędne dane będą niezwłocznie usuwane.

Przewidywane kategorie odbiorców danych członków Spółdzielni oraz podmiotów wymienionych w § 1 pkt. 1-11 niniejszej informacji to w szczególności: podmioty realizujące na rzecz Spółdzielni usługi informatyczne (w tym dostawcy systemów informatycznych), podmioty świadczące usługi prawne, a w uzasadnionych przypadkach – organy władzy państwowej, sądy, komornicy.

2. PRACOWNIKÓW GRODZISKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

Spółdzielnia przetwarza te dane swoich pracowników, które zostały od nich pobrane
na podstawie Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych, w szczególności dotyczących prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Dane te są przetwarzane dla celów realizacji zawartej umowy o pracę.

Informujemy, że Spółdzielnia będzie przechowywać wszystkie pobrane od swoich pracowników dane przez okres niezbędny do realizacji umowy, a ponadto przez okres wymagany przepisami prawa, tj.:

• listy płac, karty wynagrodzeń , inne dowody które mogą stanowić podstawę
  do ustalenia wymiaru emerytury lub renty – 50 lat;

• kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych
  oraz dokumentów korygujących te dokumenty od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego
  lub elektronicznego – 5 lub 10 lat (w zależności od okresu, w którym były składane);

• w przypadku przekazywania zgłoszeń do zakładu ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego
  z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej – 5 lat;

• pozostałe – 5 lat;

nie krócej jednak od upływu terminu przedawnienia.

Ponadto, w prawnie uzasadnionym interesie Spółdzielni, po tym okresie dane pracowników Spółdzielni będą przechowywane w celu zabezpieczenia Spółdzielni na wypadek ewentualnych roszczeń oraz wykazania przestrzegania przepisów prawa, przez okres przedawnienia. Cyklicznie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata, Spółdzielnia weryfikować będzie przydatność określonych kategorii danych, które przetwarza. Wszelkie zbędne dane będą niezwłocznie usuwane.

3. KANDYDATÓW DO PRACY W GRODZISKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

Dane kandydatów do pracy w Grodziskiej Spółdzielni Mieszkaniowej są przetwarzane dla celów realizacji procesu rekrutacji, w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.

Spółdzielnia informuje, że będzie przechowywać dane kandydatów przez okres do zakończenia rekrutacji, a po tym okresie, w prawnie uzasadnionym interesie Spółdzielni, dane będą przechowywane w celu zabezpieczenia Spółdzielni na wypadek ewentualnych roszczeń oraz wykazania przestrzegania przepisów prawa, przez okres przedawnienia.

Ponadto, jeżeli kandydat wyrazi zgodę, Spółdzielnia będzie przetwarzać także dane kandydata w zakresie wizerunku oraz w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji, nie dłużej jednak niż przez okres 1 roku. W przypadku wyrażenia zgody kandydatowi przysługiwać będzie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Zgodę można cofnąć w następujący sposób: e-mailem, na adres: rodo@jrd.pl. Po cofnięciu zgody niniejsze dane będą dalej przetwarzane przez Administratora, jednak wyłącznie
w celu zabezpieczenia uzasadnionego interesu Spółdzielni, to jest na wypadek roszczeń oraz w celu wykazania zgodności z prawem, przez okres przedawnienia. Cyklicznie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata, Spółdzielnia weryfikować będzie przydatność określonych kategorii danych, które przetwarza. Wszelkie zbędne dane będą niezwłocznie usuwane.

Przewidywane kategorie odbiorców danych: pracownicy działu kadr oraz kadra kierownicza decydująca o zatrudnieniu.

Podanie danych osobowych (poza wizerunkiem) jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Podanie wizerunku, zgody na przetwarzanie wizerunku
i przetwarzanie danych na poczet przyszłych rekrutacji jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji (nie będzie podstawą niekorzystnego traktowania kandydata i nie będzie stanowiło przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia).

4. OSÓB, KTÓRE ZAWARŁY Z GRODZISKĄ SPÓŁDZIELNIĄ MIESZKANIOWĄ UMOWĘ
   NA DOSTAWĘ INTERNETU

Odnośnie osób, które zawarły z Grodziską Spółdzielnią Mieszkaniową umowę na dostawę Internetu, pragniemy poinformować, że Spółdzielnia przetwarza wyłącznie te dane,
które otrzymała przy zawarciu umowy lub w trakcie jej realizacji.

Dane osób, które zawarły ze Spółdzielnią umowę na dostawę Internetu przetwarzane są przez GSM wyłączne w celu wykonania zawartej umowy.

Dane przechowywane są tak długo jak będzie to konieczne do wykonania wszystkich obowiązków wynikających z umowy, w tym tych określonych w przepisach prawa. Ponadto, w prawnie uzasadnionym interesie Spółdzielni, po tym okresie dane tych osób będą przechowywane w celu zabezpieczenia Spółdzielni na wypadek ewentualnych roszczeń oraz wykazania przestrzegania przepisów prawa, przez okres przedawnienia. Cyklicznie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata, Spółdzielnia weryfikować będzie przydatność określonych kategorii danych, które przetwarza. Wszelkie zbędne dane będą niezwłocznie usuwane.

Przewidywane kategorie odbiorców to w szczególności: podmioty realizujące na rzecz Spółdzielni usługi informatyczne (w tym dostawcy systemów informatycznych), podmioty świadczące usługi prawne, a w uzasadnionych przypadkach – organy władzy państwowej, sądy, komornicy.

5. OSÓB, KTÓRYCH WIZERUNEK ZOSTAŁ UTRWALONY PRZEZ MONITORING WIZYJNY OBEJMUJĄCY BUDYNEK SIEDZIBY GRODZISKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ
   ORAZ ZNAJDUJĄCY SIĘ W WINDACH BUDYNKÓW BĘDĄCYCH W ZASOBACH SPÓŁDZIELNI

Informujemy, że przetwarzanie danych osób, których wizerunek został utrwalony
przez monitoring wizyjny obejmujący budynek siedziby Grodziskiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz znajdujący się w windach budynków będących w zasobach Spółdzielni jest niezbędne Spółdzielni do celów wynikających z prawnie uzasadnionych jej interesów, w szczególności dla zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia.

Osoby wchodzące w obszar objęty monitoringiem, przyjmują do wiadomości, że ich wizerunek jest rejestrowany.

Spółdzielnia nie będzie udostępniać danych osobowych osób zapisanych na monitoringu, chyba że będzie to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa lub w celu skorzystania z uprawnień wynikających z prawa.

Przewidywane kategorie odbiorców danych to: policja, straż miejska, prokuratura, sąd, podmioty świadczące na rzecz Spółdzielni usługi prawne.

Dane z monitoringu przechowywane będą nie dłużej niż miesiąc, chyba że popełnione zostanie przestępstwo lub wystąpi jakiekolwiek inne zdarzenie, które może skutkować dochodzeniem roszczeń przez Spółdzielnię lub inne zainteresowane podmioty. W takim przypadku dane z monitoringu przechowywane będą przez okres niezbędny do zrealizowania uprawnień, nie dłużej jednak niż do upływu terminów przedawnienia. Cyklicznie, nie rzadziej jednak niż raz na 3 lata, Spółdzielnia weryfikować będzie przydatność określonych kategorii danych, które przetwarza. Wszelkie zbędne dane będą niezwłocznie usuwane.

§ 3 DZIAŁANIA MAJĄCE NA CELU OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH PODEJMOWANE PRZEZ SPÓŁDZIELNIĘ

1. Zgodnie z treścią § 174a Statutu Grodziskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Spółdzielnia wdraża niezbędne środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych będących w jej zasobach, jako administratora danych.

2. W wykonywaniu zadań wynikających ze Statutu oraz przepisów prawa, Spółdzielnia podejmuje wszelkie działania mające na celu zapewnienie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych i zminimalizowania ryzyka wystąpienia incydentów zagrażających lub naruszających bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, stosując zasadę uwzględniania ochrony danych osobowych w fazie projektowania oraz zasadę domyślnej ochrony danych.

3. Spółdzielnia powołała także Inspektora Ochrony Danych,

§ 4 UPRAWNIENIA PODMIOTÓW, KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE PRZEZ GRODZISKĄ SPÓŁDZIELNIĘ MIESZKANIOWĄ

Osobom, których dane osobowe przetwarzane są przez Grodziską Spółdzielnię Mieszkaniową przysługuje prawo:

1. żądania dostępu do danych,

2. sprostowania danych,

3. usunięcia danych,

4. ograniczenia przetwarzania,

5. sprzeciwu co do przetwarzania,

6. przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany,

7. wniesienia skargi do organu nadzorczego.

§ 5 KONTAKT Z ADMINISTRATOREM DANYCH

Inspektor Ochrony Danych GSM:
e-mail: rodo@jrd.pl